De fire P’er

Proces, kvalitet og arbejdsmiljø kan relatere til mangt og meget. I min verden er der tale om tre af de mest prominente elementer i en produktionsvirksomheds livsvilkår.

Inden for de seneste 20 år, har jeg – med mellemrum – arbejdet med processer og kvalitet i forbindelse med udvikling, etablering, implementering, revidering og audit af ISO 9001 kvalitetsledelsessystemer i industrielle produktionsvirksomheder.

Det samme gælder på det arbejdsmiljømæssige område, hvor jeg primært har stået for udarbejdelse og implementering af arbejdspladsvurderinger (apv’er) og teknisk dokumentation i relation til stoffer og materialer, maskiner og andre tekniske hjælpemidler.

Jeg har således gennem hele mit arbejdsliv haft fokus på selve arbejdsprocessen. Både i forhold til mit nørdede arbejde som ingeniør og i samspillet med de mennesker og organisationer, jeg i tidens løb har haft berøring med.

Kortlægning, klassificering, etablering, implementering og optimering af processer og produkter er noget af det bedste jeg ved. – Når det giver mening.

For det skal ikke være nogen hemmelighed, at når arbejdsmetoden er procesorienteret, skal det proaktive, det pålidelige og det principielle også følge med. – Fire vigtige faktorer, som jeg med en samlet betegnelse kalder De fire P’er.

Ledelsessystemer, risikovurderinger, procesbeskrivelser, procedurer, registre, audit mv. skal alle have et grundlæggende formål for at have sin berettigelse – og det er det, jeg gerne vil illustrere med dette lille opslag.

Den røde tråd

Når det handler om kvalitetsledelse, er den røde tråd processen med alle dens involverede parter, krav, kriterier, samspillet og grænsefladerne.

Processen er i centrum – og den er ikke statisk. I den virkelige verden vil nye idéer opstå, der vil forekomme afvigelser og de interne og eksterne forhold vil ændre sig i takt med at virksomheden for eksempel afvikler eller indtager nye markeder, lancerer nye produkter og introducerer nye teknologier – og dermed skaber nye mål, krav og kriterier for processens og delprocessernes inputs og outputs. Blandt andet.

Den røde tråd strækker sig lige fra salg og marketing til overlevering af det færdige produkt til kunden. Dertil kommer alt det mellemliggende såsom produktionsplanlægning, indkøb og logistik, løbende evaluering, optimering og forbedring af produktionsapparatet og produktporteføljen, udvikling af nye produkter og fremstillingsmetoder, engineering, produktionsteknik, produktgodkendelse og dokumentation, kontrol, sikring og validering, risikovurderinger og audit, intern oplæring, træning og vidensdeling – og ikke mindst overvågning, evaluering og implementering af de krav og kriterier, der stilles fra kunder, leverandører, branchespecifikke fællesskaber, myndigheder, lovgivningsmæssige instanser – og virksomheden selv.

Formålet med kvalitets- og arbejdsmiljøledelse

Formålet med kvalitetsledelse er, at sikre, at virksomhedens produkter og ydelser er i overensstemmelse med de definerede mål, kundekrav, lov- og myndighedskrav samt systematisk håndtering af kvalitetsrelaterede risici og muligheder. Det overordnede mål er at forbedre kundetilfredsheden.

Tilsvarende er formålet med arbejdmiljøledelse, at sikre efterlevelse af lov- og myndighedskrav, regler og aftaler samt systematisk håndtering arbejdmiljørisici og muligheder. Det overordnede mål er at skabe sikre og sunde arbejdspladser.

I mit professionelle virke drejer kvaliteten især om de krav og kriterier, der stilles til udvikling, engineering, fremstilling, ibrugtagning og vedligeholdelse af produkter og ydelser.

Og for arbejdsmiljøets vedkommende, handler det om de krav og kriterier, der stilles til arbejdsforholdene i og omkring produktionsenhederne; primært i samspillet mellem mennesket og maskinen; man-to-man, man-to-machine og machine-to-machine.

Plan-Do-Check-Act

Fælles for kvalitets- og arbejdsmiljøledelsessystemer efter de internationale ISO ledelsesstandarder, er den procesorienterede og risikobaserede tankegang.

Dette indebærer blandt andet, at der skal foretages en løbende evaluering og forbedring af både systemet og processerne – her illustreret med PDCA-cyklusen.

ISO ledelsesstandarder er desuden baseret på en ensartet struktur (High Level Structure) med 10 obligatoriske afsnit. Det gør det lettere og mere enkelt, at integrere flere ledelsessystemer i ét og samme system.

PDCA-cyklussen gælder for
Kvalitetsledelse ISO 9001 og Arbejdsmiljøledelse ISO 45001 – samt Miljøledelse ISO 14001 og Energiledelse ISO 50001.

Plan: Opstille mål for ledelsessystemet, processerne og ressourcerne, som er nødvendige for at kunne levere resultater (produkter og ydelser, sikre og sunde arbejdspladser) i overensstemmelse med kundekrav, lov- og myndighedskrav samt virksomhedens politikker. Identificere og adressere risici og muligheder – og udarbejde handlingsplaner.

Do: Implementere det planlagte.

Check: Overvåge og måle processerne – og rapportere processens resultater, afvigelser, fejl og mangler. Løbende audit, kontrol og evaluering.

Act: Iværksætte nye tiltag og eventuelle korrigerende handlinger.

Procesorienteret, proaktivt, pålideligt og principielt

For at kunne udvikle, etablere, implementere og vedligeholde de mest optimale og effektive kvalitets- og arbejdsmiljørelaterede processer, bør fokus derfor være rettet mod de fire P’er:

  • Det procesorienterede. Klare mål, krav og kriterier for rækkefølge, inputs og outputs.
  • Det proaktive. Løbende evaluering og justering.
  • Det pålidelige. Anvendelse af anerkendte metoder.
  • Det principielle. Anvendelse af anerkendte standarder.

Brug anerkendte standarder og metoder

Lad dig inspirere af de universielle krav og retningslinjer for opbygningen af procesorienterede ledelsessystemer jævnfør de internationale ISO ledelsesstandarder.

Dyk derefter ned i detaljerne og få indblik i substansen for fastlæggelse af specifikke krav og kriterier jævnfør harmoniserede standarder (EN/DS), tekniske specifikationer (TS), anerkendte systemiske værktøjer (fx lean) og metodebeskrivelser (fx fmea), direktiver (fx RoHS-direktivet og Maskindirektivet), lovbekendtgørelser og dertilhørende vejledninger (fx fra Arbejdstilsynet). Blandt andet.

Et par håndgribelige eksempler på ISO standarder, direktiver samt tekniske specifikationer og metoder, som understøtter de fire P’er, skal blot nævnes her:

  • Procesorienteret kvalitetsledelse [DS/EN ISO 9001:2015] – og arbejdsmiljøledelse [DS/EN ISO 45001:2018]
  • Proaktiv risikoledelse [DS/EN ISO 31000:2018, DS/EN ISO 31010:2019]
  • Pålidelig produktgodkendelse og produktkvalitet [IAFT 16949:2016; Failure Mode and Effects Analysis, FMEA]
  • Principiel maskinsikkerhed og risikovurdering [DS/EN ISO 12100:2011; Maskindirektivet]

Kontakt mig

Ovenstående tekst er slet ikke udtømmende. Så virker det forvirrende og uoverskueligt – eller har du bare brug for inspiration til at komme videre i dit allerede igangværende arbejde med de fire P’er? Så skal du være velkommen til at kontakte mig. – Jeg følger dig gerne på vej.

solveig einarsson/juli 2019