I en foranderlig verden bør den procesorienterede og risikobaserede metodetilgang være i centrum – og en uundværlig del af virksomhedens dna. Nye idéer vil løbende opstå, der vil forekomme afvigelser, og de interne og eksterne forhold vil ændre sig i takt med at virksomheden for eksempel afvikler eller indtager nye markeder, udvikler nye produkter og introducerer nye teknologier. Det betyder, at der kontinuerligt skabes grundlag for nye mål, krav og kriterier, som i de fleste tilfælde vil føre til nye muligheder og et anderledes risikobillede af de forhold, der er væsentlige for virksomhedens virke, processerne, produkterne og projekterne.
Følger man den røde tråd i en typisk udviklingsorienteret industriel produktionsvirksomhed, strækker den sig lige fra salg og marketing til overlevering af det færdige produkt til kunden. Dertil kommer alt det mellemliggende såsom produktionsplanlægning, indkøb og logistik, løbende optimering og forbedring af produktionsapparatet og arbejdsgangene, udvikling af nye produkter og fremstillingsmetoder, engineering, produktionsteknik, produktgodkendelse og dokumentation, kontrol, sikring, validering, verifikation, risikovurderinger, intern oplæring, træning, projektledelse og vidensdeling ( … ) og ikke mindst kontinuerlig overvågning, evaluering og implementering af de krav og kriterier, der blandt andet stilles fra kunder, samarbejdspartnere, leverandører, branchespecifikke fællesskaber, myndigheder, lovgivningsmæssige instanser – og virksomheden selv.
Men hvem definerer egentlig, hvad det væsentlige er? Og hvem spinder den røde tråd, og sørger for, at den løbende tilpasses virksomhedens dna – eller omvendt? Det korte svar er, at det gør virksomheden først og fremmest selv – eventuelt i samarbejde med en konsulent.
Af nedenstående har jeg skrevet et par introducerende ord om den principielle og metodiske tankegang, som efter min mening bør være tilstede, for at kunne kortlægge, undersøge og evaluere den røde tråd, og dermed også være i stand til at holde den spændstig og værne om det væsentlige.
I mit ingeniørfaglige virke tager jeg udgangspunkt i de 4 P-er: projektledelse og facilitering, procesorienterede ledelsessystemer, principiel dokumentation – og pålidelige metoder.
Set i et projektorienteret, organisatorisk og teknisk ledelsesperspektiv, hvor fokus især er rettet mod kvaliteten, miljøet og arbejdsmiljøet.
Projektledelse og facilitering
Projektledelse er en disciplin, som kræver både struktur, vedholdenhed og samarbejde. Alt i alt et fremragende redskab til at opstille klare mål, uddele ansvar og opgaver, udarbejde tidsplaner og indarbejde tjekpunkter for løbende validering og risikovurdering af det pågående arbejde. Uanset projektets størrelse. Det overordnede mål er, at sikre en effektiv gennemførsel af projektet og skabe sammenhørighed omkring de opstillede mål.
Det er min oplevelse, at projektledelse kan virke omstændig og overvældende; især for mindre virksomheder, som leverer til store internationale virksomheder, hvor projektledelsens mange facetter er en naturlig del af virksomhedsdriften. Derfor er det vigtigt, at kunne nedbryde projektledelsen i mindre bidder, som på pragmatisk vis kan indarbejdes i det daglige arbejde.
Procesorienterede ledelsessystemer
Ledelsessystemer er internationalt anerkendte og generiske værktøjer, som anvendes til styring af virksomhedens processer og resultater. Et ledelsessystem behandler alle de væsentlige krav, kriterier og faktorer, som ledelsen skal forholde sig til, og anvendes i sin grundform til at skabe systematik i, hvordan ledelsen skal lede sin virksomhed inden for et bestemt område.
Ledelsessystemer er relevante og anvendelige for både små og store virksomheder – og inden for alle tænkelige brancher. Det er i denne sammenhæng vigtigt at pointere, at etableringen af et ledelsessystem – i de fleste tilfælde – ikke er lig med en ISO certificering. Så længe virksomhedens kunder, myndigheder eller andre interessenter ikke stiller specifikke krav til en ISO certificering, kan det være tilstrækkeligt at etablere et ledelsessystem, som blot kan auditeres iht. ledelsesstandarderne.
Formålet med kvalitetsledelse iht. ISO 9001 er, at sikre, at virksomhedens processer, produkter og ydelser er i overensstemmelse med de definerede kvalitetsmål, kundekrav, lov- og myndighedskrav. Overensstemmelsen sikres blandt andet gennem systematisk kortlægning og kontinuerlig evaluering af virksomhedens væsentlige kvalitetsrelaterede risici og muligheder. Det overordnede mål er blandt andet, at sikre og forbedre kundetilfredsheden.
Tilsvarende er formålet med miljø- og arbejdsmiljøledelse, at sikre efterlevelse af lov- og myndighedskrav, regler og aftaler, samt systematisk kortlægning og kontinuerlig evaluering af virksomhedens væsentlige miljøpåvirkninger og arbejdsmiljørelaterede risici og muligheder.
Det overordnede mål med miljøledelse iht. ISO 14001 er, at danne grundlag for fastlæggelse af virksomhedens miljømål og forpligtigelse til at beskytte miljøet. Dette kan i tillæg dokumenteres i et csr perspektiv.
Det overordnede mål med arbejdsmiljøledelse iht. ISO 45001 er, at skabe sikre og sunde arbejdspladser – og sikre maskiner, som blandt andet dokumenteres med arbejdspladsvurderinger (apv-er) iht. Arbejdstilsynets bestemmelser, og CE mærkninger af maskiner og maskinanlæg iht. Maskindirektivet 2006/42/EF og underliggende harmoniserede DS EN ISO standarder.
Fælles for alle ledelsessystemer efter de internationale ISO ledelsesstandarder, er den procesorienterede og risikobaserede tankegang.*
Dette indebærer blandt andet, at der skal foretages en løbende evaluering og forbedring af både systemet og processerne – her illustreret med PDCA-cyklusen.
ISO ledelsesstandarder er desuden baseret på en ensartet struktur (High Level Structure) med 10 obligatoriske afsnit. Det gør det lettere og mere enkelt, at integrere flere ledelsessystemer i ét og samme system.
Plan: Opstille mål for ledelsessystemet, processerne og ressourcerne, som er nødvendige for at kunne levere resultater i overensstemmelse med kundekrav, lov- og myndighedskrav samt virksomhedens politikker. Identificere og adressere risici og muligheder – og udarbejde handlingsplaner.
Do: Implementere det planlagte.
Check: Overvåge og måle processerne – og rapportere processens resultater, afvigelser, fejl og mangler. Løbende audit, kontrol og evaluering.
Act: Iværksætte nye tiltag og eventuelle korrigerende handlinger.
*Principperne for risikoledelse beskrives overordnet i vejledningen ISO 31000, og metoderne for risikovurdering behandles i IEC 31010.
Principiel dokumentation og pålidelige metoder
Et eksempel på principiel dokumentation og pålidelige metoder, er brugen af direktiver, regulativer og harmoniserede standarder til opfyldelse af kravene til en lovpligtig CE mærkning af maskiner. CE mærkningen er i denne sammenhæng samtidig en pålidelig metode til at imødekomme og dokumentere kravene til at skabe sikre og sunde arbejdspladser – og sikre maskiner jævnfør et Arbejdsmiljøledelsessystem iht. ISO 450001.
Maskinsikkerhedsstandarder er som regel harmoniseret under relaterede EU direktiver: Maskindirektivet, Lavspændingsdirektivet, EMC-direktivet etc. Dette vil i praksis sige, at når de harmoniserede standarder anvendes, er det tilstrækkeligt at henvise til standarderne i dokumentationen. Det er dog frivilligt at benytte standarderne. I de tilfælde, hvor standarderne ikke anvendes, skal fabrikanten selv kunne dokumentere at løsningen lever op til de krav, som stilles i EU direktiverne – og at fremgangsmåden svarer til de metodebeskrivelser og specifikationer, der fremgår af de harmoniserede standarder.
For fabrikanten handler det om at have formodningsret: ”At man har ret til at formode, at man opfylder lovgivningens væsentlige krav. Anvendelsen af de harmoniserede standarder bliver dermed et hjælpemiddel for fabrikanten til at dokumentere, at lovgivningens krav til CE mærkningen opfyldes.”
Omskrevet citat fra Dansk Standards hjemmeside, Hvilken rolle spiller standarder i CE-mærkningen?
Standarder knyttet til Maskindirektivet er inddelt i A, B og C standarder:
- A-standarder er generelle standarder for maskinsikkerhed. Definerer grundlæggende krav til sikkerhed og risici for alle typer af maskiner.
- B-standarder behandler mere specifikt et sikkerhedsaspekt, fx sikkerhedsafstande og ergonomi (B1) eller en beskyttelsesanordning, fx afskærmninger eller tohåndsbetjeninger (B2).
- C-standarder behandler og angiver specielle krav til specifikke maskiner eller specifikke grupper af maskiner i henhold til maskindirektivets væsentlige krav.
- [Kilde: Dansk Standards hjemmeside, Harmoniserede standarder]
solveig einarsson/oktober 2023