Spring til indhold

Tør du tænke ind i boksen?

Kend din boks før du tænker ud af den.

Hvis du absolut skal tænke ud af boksen, er det vigtigt at du kender boksens rammer og indhold. Måske er det slet ikke nødvendigt at tænke ud af boksen. Måske ligger det du leder efter allerede indeni boksen, det skal blot vækkes fra sin dvale og gives de rette betingelser for at kunne udfolde sig.

Med udgangspunkt i mit hidtidige arbejde med at udvikle og implementere systemer til kvalitets- og processtyring i små og mellemstore virksomheder, kan jeg kun konstatere, at den indledende kortlægning af processer og arbejdsgange – med efterfølgende evaluering – ofte er en velplaceret øjenåbner.

Virksomhederne har gerne en idé om hvad problemet er og hvad der skal være anderledes – og vil gerne tænke ud af boksen. Men når alt kommer til alt, ligger problemet ofte et helt andet sted end forventet. Gemt i hverdagens detaljer.

Et eksempel kan være virksomheden, som ikke kan følge med i ordretilgangen. Virksomheden har alle de nødvendige kompetencer, men er simpelthen ineffektiv.

Medarbejderstaben består af en række ingeniører, som stort set laver samme stykke arbejde. Ledelsen tror derfor, at medarbejderne reelt udfører arbejdet på samme manér, samarbejder og vidensdeler. Men det gør de ikke. Medarbejderne passer sig selv og ser sine egne opgaver som exceptionelle, på trods af, at kollegernes opgaver er af samme type og med næsten samme indhold.

En kortlægning vil vise hvilke opgavetyper der udføres i virksomheden, af hvem og med hvilke metoder eller redskaber. På denne måde, kan hverdagsdetaljerne i de enkelte medarbejderes arbejde komme til syne og danne grundlag for en kategorisering af virksomhedens opgaveportefølje: de opgaver, som kan gøres til standardløsninger eller tilvalgsløsninger og de opgaver, som har karakter af at være enkeltstående udviklingsopgaver. Hverdagsdetaljerne trækkes ganske enkelt ud for at blive evalueret, optimeret og formet til standardiserede arbejdsgange.

Forståelsen for standardiserede arbejdsgange, samarbejde, vidensdeling og ikke mindst de tilstedeværende kompetencer, er ikke blot motiverende for ledelse og medarbejdere. En fælles forståelse vil give flere løste opgaver på mindre tid og uden tvivl gavne tallene på bundlinjen.

Så hvis ledelsen troede, at den lave effektivitet hovedsageligt skyldtes, at det var ’fordi de ikke havde fat i de rigtige medarbejdere’, vil en kortlægning af hverdagsdetaljerne i opgavernes art og de enkelte medarbejderes arbejdsmetoder føre til en optimering af effektiviteten – (stort set) uden at skulle skifte ud i den eksisterende medarbejderstab.

Et andet eksempel kan være produktionsvirksomheden, som oplever at få flere reklamationer uden helt præcist at kende årsagen. I dette tilfælde kan en systematisk gennemgang af arbejdsgangene i administrationen og produktionen – og ikke mindst i forholdet til kunder og eventuelle underleverandører – være på sin plads.

På denne måde kommer detaljerne i arbejdsgangene til syne: hvor de overlapper hinanden og er afhængige eller uafhængige af hinanden. Ved at justere på de eksisterende arbejdsgange og måle på konkrete faktorer, som relaterer til reklamationerne, vil det i sidste ende være muligt at nedbringe antallet af reklamationer og samtidig skabe en fælles bevidsthed om hvordan de allerede eksisterende arbejdsgange – og små hverdagsdetaljer – har indflydelse på hinanden.

Sandheden ligger i detaljen. Mere enkelt kan det ikke formuleres. Jeg siger ikke, at det slet ikke er nødvendigt at tænke ud af boksen og etablere helt nye arbejdsgange. Men hvis de eksisterende arbejdsgange kan optimeres ved blot at skabe opmærksomhed omkring de enkelte hverdagsdetaljer og deres indbyrdes afhængighed – kan man komme langt.

Den velkendte frase om ’at tænke ud af boksen’ vil i min optik give mere mening, hvis den omskrives til ’tænk ind i boksen før du tænker ud af den’. Indsigt giver udsigt.

Nej, det er ikke let. Det kræver et detaljeorienteret overblik, struktur og systematik.

Vil du vide hvordan jeg kan følge dig på rette vej, så ring på telefon 4096 3243 eller skriv en mail til sole@baldvinsdottir.com – så kontakter jeg dig.

solveig einarsson/februar 2018

download cv (english)